Plannen kan lastig zijn. Voor sommigen voelt een strakke planning als een dwangbuis die hun creativiteit belemmert, maar zo moet je je planning niet bekijken. Zie het eerder als een handige leidraad voor je dag, week of maand.
Ook is plannen soms lastig omdat er nog van alles kan veranderen. Doe je vaak even snel iets tussendoor, dan kan dat ertoe leiden dat je de controle verliest over je planning. Maar met deze tips heb jij je agenda straks helemaal onder controle!
Beter plannen: zo maak je een goede planning
1. Schrijf al je taken op
Zitten al jouw taken alleen in je hoofd? Soms vergeet je dan een deadline of een taak die je had moeten afronden. Beter plannen begint met het opschrijven van al je taken, dit wordt namelijk je startpunt.
Schrijf eerst de taken op die je komende week moet doen. Wat wil je af hebben en wanneer? Heb je nog vergaderingen of belangrijke afspraken? Bij grotere taken of opdrachten verdeel je ze in kleinere subtaken. Nadat je deze hebt opgeschreven, ga je verder met het stellen van prioriteiten.
Markeer de taken met 3 verschillende kleuren: één voor taken die snel af moeten, één voor taken die je graag wilt afronden, en één voor taken die verder in de toekomst liggen of waar je graag aan wilt beginnen. Zo heb je straks overzichtelijke prioriteiten en kun je efficiënt bepalen welke taken je als eerste oppakt.
Lees ook: 5 tips om vaker nee te zeggen
2. Hou je planning op één plek
Liggen jouw notities, post-its en vergaderafspraken ook overal verspreid? Houd alles op één plek voor meer overzicht en rust in je hoofd. Gelukkig zijn er tegenwoordig handige integraties binnen digitale agenda's. Dat maakt beter plannen een stuk makkelijker. Hierin kun je taken, vergaderingen of to-do's toevoegen. Deze kun je afvinken, verplaatsen en markeren.
Ben je meer van het traditionele pen en papier? Je kunt ook prima met een fysieke agenda werken. Maak het leuk voor jezelf: koop een mooie en handige agenda, gebruik je favoriete kleuren om dingen te markeren en schrijf met je fijnste pen. Zo krijg je meer motivatie om ook echt te gaan plannen.
3. Schat in hoeveel tijd je taken kosten
Je weet wat je deze week moet doen. Nu is het tijd om aan je planning te beginnen. Schrijf bij elke taak op hoeveel tijd je eraan denkt te besteden. Soms weet je dit niet precies, maar geen zorgen! Schat dan gewoon in hoeveel tijd je nodig denkt te hebben. Zodra je aan die taken begint, houd je de tijd bij. Zo weet je de volgende keer hoeveel tijd je kunt reserveren.
Het is slim om wat extra tijd in te plannen voor sommige taken. Bijvoorbeeld als je je eerst moet inlezen over het onderwerp of je moet voorbereiden op een vergadering. Op deze manier geef je jezelf de kans om rustig en gefocust aan je opdrachten te werken.
Lees ook: tijdverspillers: 3 stappen om ervan af te komen
4. Maak terugkerende taken zo eenvoudig mogelijk
Heb je veel taken die elke week terugkomen? Zoals een opvolgende e-mail schrijven of een Instagram-post maken? Maak het jezelf dan gemakkelijk. Maak bijvoorbeeld een sjabloon van je e-mail zodat je die kunt kopiëren en plakken. Pas het dan aan voor het specifieke doel. Zo bespaar je tijd bij taken die altijd terugkeren.
Je kunt deze herhalende taken ook in je agenda opnemen. In een digitale agenda is dit eenvoudig, je kunt de taak instellen om te herhalen. Dit is vaak al een optie in de instellingen.
5. Plan tijd in voor reflectie
Wil je beter leren plannen? Dan is het slim om tijd te reserveren om je planning te evalueren en op te ruimen. Zo verdien je uiteindelijk tijd terug. Plan wekelijks 30 minuten in om dit te doen. Zorg ervoor dat je in die tijd je planning opschoont. Dat betekent dat je taken die je hebt voltooid, afvinkt of doorstreept.
Door overzicht te creëren, krijg je meer ruimte in je planning. Zo kun je zien hoeveel tijd je besteedt en wat je nog kunt oppakken. Dit is ook een goed moment om stil te staan bij wat er goed ging en wat je de volgende keer beter kunt doen. Zo wordt je planning een handig hulpmiddel!
Een goede planning maken is dus belangrijk om overzicht te houden en je tijd efficiënt te gebruiken. Alleen zo houd je tijd over voor dingen die jij écht belangrijk vindt. Dit is jouw tijd! Net dat extra zetje nodig? Bekijk dan eens onze cursus Timemanagement.
